Outlook Express: Regelassistent
E-Mails – immer der Regel nach
Sortieren Sie eingehende E-Mails in Outlook Express über den Regel-Assistenten gleich richtig in Ordner ein.
Outlook Express hat jeder auf dem PC - auch Sie. Schließlich ist das E-Mail- Programm in Windows integriert. Selbst wenn Sie bisher mit einem anderen Mail- Client gearbeitet haben, sollten Sie auf Grund der einfachen Mail-Verwaltung den Umstieg auf Outlook Express in Erwägung ziehen.
Erläutert wird der Regelassistent am Beispiel von zwei Personen, die Zugang zum PC haben und zusammen drei Mail-Konten führen. Alle Schritte sind für die Programmversion 6 beschrieben; diese steckt in Windows XP. Bis auf minimal andere Bezeichnungen funktioniert der Regelassistent in früheren Versionen von Outlook Express genauso.
Vorbereitung: Konten importieren oder einrichten
Sinn macht der Regelassistent vor allem dann, wenn mehrere Personen mit eigenen E-Mail-Zugängen an einem PC arbeiten. Entweder Sie importieren also Ihre Konten aus dem bisherigen Mail-Programm oder Sie legen diese neu an.
Steigen Sie auf Outlook Express um und starten das Microsoft-Programm das erste Mal, bietet der „Assistent für den Internetzugang“ gegebenenfalls zwei Möglichkeiten. Neben der Einrichtung eines neuen Kontos können Sie das bestehende aus Ihrer bisherigen Software importieren. Arbeiten Sie bisher schon mit mehr als einem Konto, lässt sich zunächst nur eines importieren. Kontrollieren Sie im folgenden Schritt deren Einstellungen. Stimmen diese, fahren Sie mit „Einstellungen beibehalten“ fort. Ansonsten wählen Sie die Option „Einstellungen ändern“.
Ein weiteres Konto importieren Sie über „Datei“ in der Menüleiste, „Importieren“, „E-Mail- Kontoeinstellungen“ und die Kontenauswahl.
Um in Outlook Express ein neues oder ein weiteres Konto anzulegen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“, „Konten“, „Hinzufügen“ und „E-Mail“.
Tippen Sie Ihren Namen, Ihre Mail-Adresse sowie die exakten Bezeichnungen für den Posteingangs- und Ausgangsserver in die betreffenden Felder. Diese erhalten Sie von Ihrem E-Mail- Provider. Bei „Kontoname“ wiederholen Sie Ihre Mail-Adresse, darunter tippen Sie Ihr persönliches Passwort ein.
Mails im Posteingang automatisch sortieren
Neben der Trennung der verschiedenen Mail- Konten kann der Regelassistent Ihre Mails automatisch in verschiedene Ordner einordnen. Standardmäßig sind fünf Ordner angelegt: „Posteingang“, „Postausgang“, „Gesendete Objekte“, „Gelöschte Objekte“ und „Entwürfe“.
Um einen neuen Unterordner einzurichten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Posteingang“. Im Kontextmenü wählen Sie die Option „Neuer Ordner“ und vergeben im nächsten Schritt eine Bezeichnung: im Beispiel „Claudia“ für ein Mitglied der Familie. Wiederholen Sie den Schritt für die zweite Person. Bearbeiten Sie an Ihrem PC nicht nur private, sondern auch geschäftliche Mails, so richten Sie für Ihr Konto analog die beiden Unterordner „Büro“ und „Privat“ ein.
Damit Sie nun nicht Ihre eingehenden Mails per Hand in die beiden neuen Verzeichnisse sortieren müssen, öffnen Sie über „Extras“ in der Menüleiste, „Nachrichtenregeln“ (bisher „Regeln“) und„E-Mail“ den Regelassistenten.
Im obersten Bereich aktivieren Sie die Funktion „Nachricht ist vom Konto“. Bei den Aktionen darunter markieren Sie die erste Funktion „In den Ordner ‚...’ verschieben“. Im Bereich 3 der Regelbeschreibung klicken Sie auf den blau unterlegten und unterstrichenen Eintrag ‚...’. Hier wählen Sie das Konto aus, dessen Mails Sie sortieren möchten.
Bestimmen Sie analog darunter das Verzeichnis, in das Sie die Mails – im Beispiel die Firmen- Mails – verschieben möchten.
Tippen Sie schließlich eine aussagekräftige Regelbezeichnung ein, und schließen Sie mit zweimaligem „OK“ ab.
Definieren Sie zwei weitere Regeln für die neuen Posteingangsordner „Privat“ sowie „Paul“. Klicken Sie dazu wieder auf „Extras“, „Nachrichtenregeln“, „E-Mail“ sowie „Neu“. Hier wiederholen Sie die zuvor beschriebenen Schritte, bis alle drei erstellten Regeln im Dialog „Nachrichtenregeln“ erscheinen.
Sobald Sie neue E-Mails an eines der drei genannten Konten erhalten, werden diese gleich in die richtigen Ordner verschoben und bei Ihrem Konto zudem nach privaten und geschäftlichen sortiert.
Was der Regelassistent noch alles kann
Bei den ersten drei Regeln haben Sie sich bereits einen Eindruck von den Ordnungsmöglichkeiten verschafft. Bei den Regelbedingungen stehen Ihnen zwölf Varianten zur Verfügung, bei den Aktionen sind es ebenso viele. Zudem lassen sich die Bedingungen beliebig kombinieren.
Wenn Sie ständig unerwünschte Werbe- oder Sex-Mails – Spam genannt – erhalten, definieren Sie Richtlinien, die diese unmittelbar löschen. Starten Sie wie zuvor gezeigt den Regelassistenten, und aktivieren Sie die beiden Bedingungen „Enthält den Text ‚Text’ in der Betreffzeile“ sowie „Enthält den Text ‚Text’ im Nachrichtentext“.
Bei den Aktionen für die Regel wählen Sie die letzte Option: „Vom Server löschen“. Sie sorgt dafür, dass Sie solche Mails erst gar nicht auf Ihren Rechner laden, sondern diese sofort löschen.
Bei der Regelbeschreibung klicken Sie auf den Text bzgl. der Betreffzeile und tippen „sex“ ein. Übernehmen Sie das Wort über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in die Liste der gesperrten Wörter. Weitere oft genutzte Begriffe in Werbe- Mails sind „gratis“, „gewinnen“, „umsonst“, „wichtig“, „money“, „perfect“, „interest“, „free“, „adult“, „men“, „women“, „lover“ oder „debt“, die Sie in die Liste übernehmen.
Klicken Sie im Bereich 3 auf das blau unterlegte Wort „und“, und aktivieren Sie die Funktion „Die Nachrichten einigen Kriterien entsprechen“. Der Eintrag wechselt daraufhin auf „oder“.
Legen Sie die gleiche Liste der Ausschlusswörter ebenfalls für den „Text ‚Text’ im Nachrichtentext“ an. Benennen Sie die neue Regel und schließen mit zweimaligem „OK“.
Sollten unerwünschte Mails bei Ihnen trotz der Regel durchkommen, ändern Sie diese über „Extras“, „Nachrichtenregeln“, „E-Mail“ und „Ändern“ ab. In diesem Fall unterstützt Ihr Mail-Provider den Regelzugriff auf den Mail-Server nicht. Statt „Vom Server löschen“ aktivieren Sie die Aktion „Nachricht löschen“. Die unerwünschten Mails werden dann zwar auf Ihren PC heruntergeladen, aber über die neue Regel gleich in der Papierkorb von Outlook Express verschoben.
Verfügen Sie nur über einen Modemanschluss ins Internet, können Sie schließlich eine Größenbeschränkung für den Dateianhang definieren. Definieren Sie dazu eine neue Regel, indem Sie im Assistenten die Bedingung „Nachricht ist größer als“ und bei der Bedingung „Nicht vom Server downloaden“ aktivieren. Bei der Regelbeschreibung definieren Sie als Grenzwert für die Dateigröße beispielsweise 1.500 KByte. Die neue Nachrichtenregel sieht folgendermaßen aus:
Interessant ist schließlich noch die gesonderte Sortierung aller Mails von einem bestimmten Absender. Die zugehörige Bedingung im Regelassistenten heißt „Enthält den Absender ‚Absender’ in der ‚Von’-Zeile“. Klicken Sie bei der Regelbeschreibung auf „Von“, und tippen Sie entweder die komplette E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie sie über „Adressbuch“ aus. Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ wird sie in die Liste aufgenommen.
Was es bei den Regeln zu beachten gibt
Die Regeln haben Sie definiert, jetzt geht es um die richtige Anwendung. Auf die Problematik bei Regeln, die den Mail-Server direkt betreffen, wurde bereits hingewiesen. Es hängt schlicht von Ihrem Provider ab, ob und welche Funktionen unterstützt werden. Hier hilft nur Ausprobieren.
Überaus wichtig ist die Reihenfolge, in der Outlook Express die soeben erstellten Regeln anwendet. Rufen Sie die Übersicht der Nachrichtenregeln über „Extras“, „Nachrichtenregeln“ und „E-Mail“ auf. Die Regeln erscheinen in der Reihenfolge, in der Sie sie festgelegt haben.
Im Beispiel mit drei verschiedenen Konten decken bereits die ersten drei Regeln sämtliche eingehenden Mails ab – die vierte bis sechste Regel ist schlicht ohne Funktion.
Denken Sie deshalb einen Moment nach: Welche Regel muss zuerst greifen, damit sie die anderen nicht ausschließt? Das ist in unserem Fall „keine Werbemails“. Markieren Sie diese Regel im noch geöffneten Überblicksfenster, und setzen Sie sie über die Schaltfläche „Nach oben“ am rechten Rand an die erste Stelle der Auflistung.
Jetzt muss die Regel „Mails von Hans“ folgen, denn alles, was von ihm kommt, gehört in ein spezielles Postfach. Die Regel „Firmenmail“ steht an dritter Stelle richtig, weil Sie hier auch Anhänge durchlassen möchten, die mehr als 1,5 MByte umfassen. Setzen Sie deshalb die Regel „Kleiner als 1,5 MByte“ an die vierte Stelle.
Die übrigen beiden Positionen sind gleichgültig, weil sie gleichberechtigt auf derselben Ebene stehen.
Diese Regeln sind keineswegs starr. Zum einen lassen sie sich jederzeit ändern, zum anderen können Sie sie kurzzeitig deaktivieren: beispielsweise, wenn ein Freund Ihnen einen großen Dateianhang ankündigt. In diesem Fall deaktivieren Sie in der Regelübersicht die entsprechende Regel, indem Sie den Kontrollhaken mit der Maus entfernen. Vergessen Sie nicht, die Regel anschließend wieder zu aktivieren.
Sollten Sie eine neue Regel nachträglich definieren, so wird sie zunächst nur für danach eingehende Mails wirksam. Um die neue Regel im Nachhinein anzuwenden, markieren Sie sie in der Regelübersicht und betätigen die Funktion „Anwenden“. Im nächsten Schritt haben Sie nochmals die Wahl, ob Sie nur die betreffende Regel oder sämtliche („Alle auswählen“) anwenden möchten. Aktivieren Sie unten links die Funktion „Unterordner einbeziehen“, und starten Sie mit „Jetzt anwenden“.